Giới thiệu
Tính năng Xuất Hóa Đơn Điện Tử trên ALOBO giúp chủ sân và đơn vị kinh doanh dễ dàng phát hành hóa đơn cho khách hàng một cách nhanh chóng, chính xác và tuân thủ quy định hiện hành.
Hệ thống hỗ trợ:
- Xuất hóa đơn điện tử trực tiếp từ đơn đặt sân
- Xuất hóa đơn từ đơn bán hàng
- Quản lý thông tin khách hàng nhận hóa đơn
- Đồng bộ và gửi hóa đơn sang hệ thống hóa đơn điện tử kết nối
- Hạn chế thao tác thủ công và giảm sai sót khi xuất hóa đơn
1. Xuất Hóa Đơn Trực Tiếp Từ Đơn Đặt Sân
Áp dụng cho các đơn đặt sân đã thanh toán hoặc phát sinh nhu cầu xuất hóa đơn.
Bước 1
Mở đơn đặt sân cần xuất hóa đơn.
Chọn Tạo hóa đơn.
Bước 2
Nhập đầy đủ thông tin xuất hóa đơn:
- Tên khách hàng hoặc tên công ty
- Mã số thuế
- Email nhận hóa đơn
- Địa chỉ
- Thông tin người nhận hóa đơn
Sau đó nhấn Gửi hóa đơn.
Bước 3
Trong trường hợp khách hàng không cung cấp thông tin nhận hóa đơn, có thể chọn:
Xuất hóa đơn không có người nhận
Sau đó nhấn Gửi hóa đơn.
2. Xuất Hóa Đơn Từ Đơn Bán Hàng
Áp dụng cho các đơn bán sản phẩm, dịch vụ tại sân.
Bước 1
Từ màn hình Trang chủ:
Bán hàng → HĐĐT (Hóa đơn điện tử)
Bước 2
Nhập thông tin xuất hóa đơn:
- Tên khách hàng
- Mã số thuế
- Email nhận hóa đơn
- Địa chỉ
- Nội dung hóa đơn
Sau đó nhấn Gửi hóa đơn.
Bước 3
Nếu khách hàng không yêu cầu nhận hóa đơn điện tử, có thể chọn:
Xuất hóa đơn không có người nhận
3. Quản Lý Khách Hàng Nhận Hóa Đơn
Để tiết kiệm thời gian khi xuất hóa đơn nhiều lần cho cùng một khách hàng, bạn có thể lưu thông tin khách hàng vào hệ thống.
Chức năng hỗ trợ
- Thêm khách hàng mới
- Chỉnh sửa thông tin khách hàng
- Xóa khách hàng
- Lưu thông tin doanh nghiệp thường xuyên xuất hóa đơn
Thông tin khách hàng cần lưu
- Tên khách hàng
- Loại khách hàng
- Mã số thuế
- Email nhận hóa đơn
- Địa chỉ
📌 Lưu ý:
Khách hàng đã phát sinh hóa đơn hợp lệ sẽ không thể chỉnh sửa hoặc xóa khỏi hệ thống.
4. Quản Lý Hóa Đơn Và Gửi Hàng Loạt
Tại màn hình Quản lý hóa đơn, người dùng có thể theo dõi toàn bộ hóa đơn đã tạo trên hệ thống và gửi hàng loạt hoá đơn
Các loại hóa đơn hỗ trợ
- Hóa đơn khách hàng cá nhân
- Hóa đơn khách hàng doanh nghiệp
- Hóa đơn khách hàng không lấy hóa đơn
Hướng dẫn thao tác
Bước 1
Quản lý hoá đơn hệ thống → Quản lý hoá đơn → Tạo hoá đơn
Bước 2
Nhập và kiểm tra thông tin gửi hoá đơn → Gửi hoá đơn sang hệ thống hoá đơn điện tử
Trường hợp khách hàng lấy hoá đơn, cần nhập thông tin khách hàng trước khi gửi
5. Đồng Bộ Số Hóa Đơn Từ Hệ Thống Hóa Đơn Điện Tử
ALOBO hỗ trợ đồng bộ trạng thái và số hóa đơn đã được phát hành từ hệ thống hóa đơn điện tử kết nối.
Mục đích
- Đồng bộ số hóa đơn đã phát hành
- Cập nhật trạng thái hóa đơn theo thời gian thực
- Hạn chế sai lệch dữ liệu giữa ALOBO và hệ thống hóa đơn điện tử
- Dễ dàng tra cứu thông tin hóa đơn đã xuất
Thao tác đồng bộ
📌 Lưu ý:
- Chỉ các hóa đơn đã được gửi thành công sang hệ thống hóa đơn điện tử mới có thể đồng bộ số hóa đơn.
- Trong trường hợp hệ thống hóa đơn điện tử đang bảo trì hoặc kết nối bị gián đoạn, việc đồng bộ có thể chậm hơn dự kiến.
- Nếu sau khi đồng bộ vẫn chưa hiển thị số hóa đơn, vui lòng kiểm tra trạng thái hóa đơn hoặc liên hệ bộ phận hỗ trợ để được xử lý.
6. Xóa Hóa Đơn
Điều kiện
Chỉ áp dụng với các hóa đơn:
- Chưa gửi sang hệ thống hóa đơn điện tử
- Chưa phát hành
Thao tác
- Mở danh sách hóa đơn
- Chọn hóa đơn cần xóa
- Nhấn Xóa
- Xác nhận thao tác
⚠️ Hóa đơn sau khi xóa sẽ không thể khôi phục.
7. Những Lưu Ý Quan Trọng
Trước khi phát hành hóa đơn, cần kiểm tra kỹ:
- Tên khách hàng
- Tên doanh nghiệp
- Mã số thuế
- Địa chỉ
- Email nhận hóa đơn
- Giá trị hóa đơn
- Nội dung hóa đơn
Đối với hóa đơn đã phát hành
- Không thể chỉnh sửa trên ALOBO
- Việc điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn phải thực hiện trên hệ thống hóa đơn điện tử đang kết nối
- Người dùng cần đăng nhập hệ thống hóa đơn điện tử để thực hiện các nghiệp vụ điều chỉnh theo quy định
8. Hỗ Trợ Khách Hàng
Nếu gặp khó khăn trong quá trình sử dụng hoặc cần hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử, vui lòng liên hệ:
Hotline Kinh doanh ALOBO
📞 0967 373 003
Hotline Chăm sóc khách hàng
📞 0918 493 225